Optimierung von SAP-Systemen

Die SAP Optimierung ist die Paradedisziplin des KPI-Analyzer von West Trax.

Dabei umfasst die Optimierung neben dem klassischen ‚Housekeeping‘ (d.h. Identifizierung von Ballast und Ableitung von Maßnahmen zum Aufräumen des SAP-Systems) auch die Ermittlung von Potentialen hinsichtlich der Harmonisierung, Re-Standardisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse im SAP-System.

Über die Jahre sind die SAP-Systeme sehr vielen Änderungen unterworfen und sammeln dadurch sehr viel Ballast an (mehr zum Thema Systemhistorie erfahren Sie hier). Diesen Ballast sollten Sie regelmäßig bereinigen, um operative Kosten zu sparen, das System auf dem neusten Stand zu halten und um für Veränderungen (Durchführung von Upgrades, Abbildung neuer Geschäftsvorfälle etc.) gewappnet zu sein. Die West Trax Lösung kann man neben den klassischen SAP ERP / SAP S/4HANA Systemen auch für andere SAP-Lösungen wie z.B. CRM, HCM, SRM, SAP Industry Lösungen etc. einsetzen.

Automatisierte SAP-Nutzungsanalyse als Einstieg für Veränderungen

Mit einer automatisierten Nutzungsanalyse bekommt man innerhalb eines Tages die Transparenz über den Status Quo des SAP-Systems. Man sieht sehr schnell, was intensiv, selten oder gar nicht genutzt wurde. Die Ergebnisse der Analyse werden in Kennzahlen mit Branchenvergleich und in Detailtabellen dargestellt. Wichtig dabei ist die unternehmensspezifische Interpretation dieser Ergebnisse!

Durch die Berechnung der Kennzahlen bekommt man auf einen Blick eine neutrale Einschätzung, wie das eigene SAP-System im Vergleich zur Branche steht und somit eine erste Orientierung, in welchen Bereichen Optimierungspotentiale bestehen. Beispiele dafür sind der ‚Standardisierungsgrad‘ und die Kennzahlen über die Nutzung der Eigenentwicklungen. Daher eignet sich diese Darstellung auch sehr gut für das Management in Ihrem Unternehmen.

Wenn man davon ausgeht, dass andere Unternehmen aus der gleichen Branche ähnliche oder gleiche Geschäftsprozesse haben, diese aber über mehr SAP-Standard-Transaktionen/Reports, mit weniger Eigenentwicklungen bei besserer Systemperformance abwickeln, erkennt man sehr schnell, in welchen Bereichen man seine Abläufe noch verbessern kann.

Noch konkreter wird es bei der Ableitung von Maßnahmen zur Optimierung des SAP-Systems, wenn man eine Ebene tiefer geht und sich die detaillierten Ergebnisse der verschiedenen Analysen genauer anschaut.

Zuordnung der Nutzung auf ein 5-stufiges Prozessmodell

Da wäre z.B. das ‚Prozessmapping‘ zu nennen. Dabei wird die tatsächliche Nutzung der SAP-Standards-Transaktionen/Reports auf ein 5-stufiges Prozessmodel von West Trax zugeordnet. Durch diese automatische Zuordnung zu den Kernprozessen auf höchster Ebene (Finanzwesen, Controlling, Vertrieb, Logistik etc.) bis auf die Transaktionsebene (FB01 – FI-Beleg buchen, VA01 – Kundenauftrag anlegen etc.) sieht man sehr gut, für welche Geschäftsprozesse der SAP Standard genutzt wird und für welche nicht. Diese prozessuale Darstellung eignet sich sehr gut für die Zusammenarbeit mit den Fachbereichen.

Es besteht auch die Möglichkeit, ein eigenes, unternehmensspezifisches Prozessmodell zu verwenden. Damit bekommt das ‚Prozessmapping‘ noch eine ganz andere Aussagekraft.

Durch die detaillierte Sicht kann man sehr gut die Verwendung der SAP-Geschäftsprozesse zwischen den Standorten (Buchungskreisen) vergleichen, die Nutzungshäufigkeit der SAP-Standard-Transaktionen/Reports analysieren und die entsprechenden SAP-Nutzergruppen identifizieren. Durch den Download der Ergebnisse in Excel lassen sich sehr einfach Prozessabweichungen und -lücken zwischen den Buchungskreisen erkennen und Maßnahmen zur Harmonisierung ableiten.

Betrachtet man nun neben der Abwicklung des Geschäftsprozesses in SAP auch noch die Differenzierung von unterschiedlichen Geschäftsvorfälle durch Belegarten, gibt es einen weiteren Bereich, in dem sich über die Jahre viel Ballast ansammelt, der immer wieder bereinigt werden sollte. Der KPI-Analyzer analysiert, ob und wie häufig Belegarten verwendet wurden und ob es sich dabei um SAP-Standard- oder um eigenentwickelte Belegarten handelt. Ein besonderes Augenmerk sollte dabei auf die eigenentwickelten Belegarten geworfen werden. Oft verbergen sich dahinter auch noch selbst erstellte, unternehmensspezifische Formulare und Druckprogramme und stellen damit eine weitere Abweichung vom SAP-Standard dar. Wurden diese Belegarten im Betrachtungszeitraum nicht genutzt, sollte man darüber nachdenken, sie vom System zu nehmen. Bei einer tieferen Analyse stößt man immer wieder auch auf Belegarten, die in der Vergangenheit genutzt wurden, aber jetzt nicht mehr benötigt werden. Hier sollte man über eine Datenarchivierung nachdenken.

Bereinigung von Eigenentwicklungen

Im Bereich der Eigenentwicklungen steckt bei den meisten Unternehmen das größte Potential für Optimierungen und Bereinigungen. Durch die Auswertung des Nutzungsverhaltens aller sich im SAP-System befindlichen Eigenentwicklungen (Z-/Y-Transaktionen/Reports) lassen sich sehr schnell die ungenutzten Eigenentwicklungen identifizieren und entsprechende Bereinigungsmaßnahmen ableiten.

Viele der Eigenentwicklungen werden auch nur sehr selten und zum Teil auch nur von wenigen Buchungskreisen genutzt. Hier sollte geprüft werden, ob diese Eigenentwicklungen durch SAP Standardtransaktionen/Reports abgelöst werden können. Dazu lohnt sich ein Blick in die Tabelle der ungenutzten SAP-Standard-Transaktionen/Reports. Vielleicht hat SAP mittlerweile eine Funktion bereitgestellt, die die Anforderungen erfüllt.

Viele der Eigenentwicklungen wurde auch schon vor vielen Jahren entwickelt und seither nicht mehr angepasst. Auch hier ergibt sich ein Potential zur Re-Standardisierung, da SAP in der Zwischenzeit schon viele neue Standard-Funktionen durch neue Releases, Enhancement Packages etc. ausgeliefert hat, die evtl. die bestehende Eigenentwicklung ablösen könnten. Auch aus Performance-Gesichtspunkten sollte geprüft werden, ob alte Eigenentwicklungen noch den aktuellen Anforderungen entsprechen.

Weiteres Optimierungspotential

Das bringt mich auch gleich zum nächsten Thema, in dem sehr viel Optimierungspotential steckt: Systemperformance, Antwortverhalten und Jobeinplanung. Auch hier eignet sich der Einsatz des KPI-Analyzer von West Trax sehr gut zur Analyse der SAP-Standard-Transaktionen/Reports und Eigenentwicklungen, die die Performance des Systems belasten. So lassen sich sehr einfach Langläufer identifizieren und eine To-Do-Liste für die Entwickler zusammenstellen. Ein ähnliches Bild ergibt sich auch aus der Analyse der Jobs. Auch hier gibt es viele Jobs, die seit Jahren täglich laufen und das System belasten. Auch die Verteilung der Jobeinplanung über den Tag lässt sich sehr gut auswerten und Maßnahmen zur Optimierung ableiten.

Es gibt noch viele weitere Möglichkeiten zur Analyse des Nutzungsverhaltens im System. Spannend wird es vor allem dann, wenn man die verschiedenen Auswertungsergebnisse miteinander verbindet (z.B. Zuordnung der Eigenentwicklungen zu den SAP-Standardprozessen) oder die Nutzung von einzelnen Prozessschritten bzw. Transaktionen in Bezug zueinander stellt (z.B. Bildung von Prozessketten, Auswertung wie viele Anfragen zu Angeboten und später zu Aufträgen geführt haben. Dies hängt stark davon ab, welches Ziel das Unternehmen mit der Nutzungsanalyse verfolgt und wer alles in die Interpretation der Ergebnisse eingebunden ist.

Neben der SAP Optimierung gibt es natürlich noch eine Reihe weiterer Einsatzmöglichkeiten für den KPI-Analyzer von West Trax. Einen Überblick über die verschiedenen Anwendungsfälle finden Sie hier.