SAP S/4HANA Upgrade als rein technisches IT-Projekt?

Macht es Sinn, das Upgrade auf SAP S/4HANA als rein technisches IT-Projekt zu betrachten?

Eine der wesentlichen Erkenntnisse aus über 1.750 West Trax Analysen ist, dass die meisten Unternehmen in den letzten 20 Jahren hauptsächlich rein technische SAP-Upgrades durchgeführt haben! Prozesse blieben unberücksichtigt.

Diese Erkenntnis aus den West Trax Analysen deckt sich mit meinen über 20 -jährigen Erfahrungen als Fach- und Führungskraft in der SAP-Welt. In dieser Zeit habe ich System-Konvertierungen (‚Brownfield‘), Neu-Implementierungen (‚Greenfield‘) und auch das Einspielen von Erweiterungen (‚Enhancement Packages‘) begleitet und dabei umfangreiche Erfahrungen zu den unterschiedlichen Vorgehensweisen gesammelt.

Die wesentlichen Prämissen bei all diesen Upgrade-Aktivitäten waren immer, die produktive Downtime so kurz wie möglich zu halten und den Fachbereich so wenig wie nötig einzubinden. Im Grunde sollte das Tagesgeschäft durch diese „IT-Aktivitäten“ nicht gestört oder eingeschränkt werden. Somit haben wir in mehreren Durchläufen das System kopiert, den SAP Software Update Manager gestartet, die aus technischer Sicht wesentlichen Änderungen aus dem SAP Readiness Check bearbeitet und so Stück für Stück die erforderlichen Aktivitäten durchgeführt und damit die Downtime auf ein Minimum beschränkt. Den Fachbereich haben wir maximal für Testaktivitäten und die Freigabe des Systems eingebunden. Funktionale Erweiterungen wurden nur in sehr vereinzelten Fällen vorgenommen.

Mit der Vorstellung des neuen SAP S/4HANA Systems und der Abkündigung der Wartung für SAP ERP 6.0 im Jahre 2025 stehen die IT-Abteilungen der Unternehmen wieder vor dieser Aufgabe und stellen dabei immer mehr fest, dass ein rein technisches Upgrade, ohne große Einbindung des Fachbereichs, nicht mehr sinnvoll möglich ist!

Den Wechsel auf die SAP HANA Datenbank könnte man noch als reines IT-Projekt fahren. Auch bei der Einführung der SAP FIORI Oberflächen wäre es noch möglich, schrittweise vorzugehen. Aber die wesentlichen Veränderungen des Datenmodells, vor allem im Finanzbereich (Universal Journal), beim Stammdatenmanagement (Business Partner), aber auch in der Lagerverwaltung (Extended Warehouse Management), lassen sich ohne eine umfassende Einbindung des Fachbereichs nicht mehr durchführen. Und – um ehrlich zu sein – macht es auch keinen Sinn! Allein schon die neuen Möglichkeiten im Reporting- und Analysebereich rechtfertigen ein übergreifendes Projekt, von den Erweiterungsoptionen über die SAP Cloud Platform und die Einbindung von SAP Leonardo mal ganz abgesehen.

Über die neuen Prozesse, Funktionen, Transaktionen, Datenstrukturen etc. in SAP S/4HANA gibt es bei SAP sehr viele Informationen auf Webseiten, Webinaren oder bei Veranstaltungen. Darüber hinaus bietet SAP, neben dem klassischen SAP Readiness Check, auch eine Reihe weiterer nützlicher Werkzeuge wie z.B. für die Erstellung eines Business Cases (Business Scenario Recommendations), einer Roadmap für jede Komponente (Transformation Navigator) oder mit SAP Activate auch einen ganzen Methodenbaukasten und Best Practices.

Aber um in die Zukunft starten zu können, muss man erst einmal wissen, wo man heute steht, was der Ausgangspunkt ist!

Übersetzt in die SAP-Welt bedeutet dies, im Rahmen einer Ist-Analyse festzustellen, welche Prozesse, Transaktionen, Eigenentwicklungen etc. im aktuellen SAP-Release genutzt werden und im nächsten Schritt diese Erkenntnisse mit der SAP Simplification List abzugleichen, um einen Überblick zu bekommen, was alles angepasst bzw. verändert werden muss.

In dieser Analysephase werden traditionell umfangreiche Workshops mit den unterschiedlichen Fachbereichen durchgeführt. Bei einer über die Kontinente verteilten Organisation kann das sehr schnell sehr aufwendig werden und sich über Monate hinziehen. Diese klassische Vorgehensweise birgt auch immer das Risiko, dass etwas Wichtiges vergessen wird, oder, dass man zu viele Eigenentwicklungen mit in das neue System übernimmt. Das führt dann zu längeren Projektlaufzeiten und man vergibt die Chance, eine Re-Standardisierung durchzuführen bzw. das SAP-System aufzuräumen.

Mit dem KPI Analyzer von West Trax können Sie diese Analysephase deutlich verkürzen, Re-Standardisierungspotentiale nutzen und Risiken verringern! Durch das automatisierte Analyseverfahren erhalten Sie innerhalb eines Tages die komplette Auswertung über die tatsächliche Nutzung des SAP-Systems – egal wie komplex ihr System ist. Durch den automatisierten Abgleich mit der SAP Simplification List bekommen Sie unmittelbar einen Überblick über alle Transaktionen, die sich verändern bzw. angepasst werden müssen. Mit diesen Fakten können Sie die Abstimmungen mit dem Fachbereich effizienter gestalten und sich auf die wesentlichen Veränderungen konzentrieren.

Wenn Sie mehr über die Einsatzmöglichkeiten des KPI Analyzer von West Trax erfahren möchten, kommen Sie bitte einfach auf mich zu. Ich freue mich auf Sie!