SAP S/4HANA mit eigener Mannschaft vorantreiben

„Wie kann ich in der aktuellen Situation die SAP S/4HANA Transformation mit meiner eigenen IT-Mannschaft vorantreiben?“

Im ersten Halbjahr 2020 waren die IT-Organisationen damit beschäftigt, die erforderliche IT-Infrastruktur für Arbeiten aus dem Home Office bereitzustellen. In letzter Zeit bekommen wir jedoch von IT-Leitern verstärkt Anfragen, welche Möglichkeiten eine automatisierte SAP-Nutzungsanalyse von West Trax bietet, um das Thema SAP S/4HANA mit der unternehmenseigenen IT-Organisation wieder aufzunehmen und voranzutreiben!

Die Antwort auf diese Frage hängt sehr stark davon ab, in welcher Phase sich Ihr SAP S/4HANA Projekt befindet!

SAP S/4HANA Vorstudie

Wie man aus den Marktstudien und Umfragen entnehmen kann, befinden sich die meisten Unternehmen noch in der Orientierungs- bzw. Findungsphase, welchen Weg sie beschreiten wollen, um Ihre SAP-Landschaft auf SAP S/4HANA zu bringen.

Für die Entwicklung einer Migrationsstrategie eignet sich der Einsatz einer SWOT-Analyse.

Ausgangspunkt ist dabei die Analyse der aktuellen IST-Situation und eine objektive Einschätzung der Stärken und Schwächen Ihrer SAP-Systeme. Im nächsten Schritt sollten Sie sich mit den Chancen und Risiken auseinandersetzen, die mit dem jeweiligen Migrationsansatz (Greenfield, Brownfield etc.) verbunden sind. Aus der Kombination der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken lassen sich Maßnahmen und Strategien ableiten, die bei der Wahl des passenden Migrationsansatzes weiterhelfen.

Mit einer automatisierten SAP-Nutzungsanalyse von West Trax bekommen Sie in kürzester Zeit und mit sehr wenig Aufwand eine objektive Sicht auf den IST-Zustand Ihrer SAP-Systeme. Durch die Ermittlung von Kennzahlen, dem Branchenvergleich und der neutralen Einschätzung der West Trax Analysten, erhalten Sie Argumente, die für den jeweiligen Migrationsansatz sprechen und Empfehlungen, welche Maßnahmen sie treffen sollten, um Risiken, die mit dem jeweiligen Migrationsansatz verbunden sind, zu vermeiden bzw. zu reduzieren.

Systemkonsolidierung auf Basis eines SAP S/4HANA Template Systems

Es gibt aber auch schon eine Reihe von Unternehmen, vor allem aus dem Konzernumfeld, die auch bereits eines Ihrer SAP ERP Systeme auf SAP S/4HANA migriert haben. In vielen Fällen handelt es sich dabei um ein standardnahes SAP ERP System, das über die Jahre als eine Art „Template“- oder „Mastersystem“ aufgebaut wurde und einen Großteil der Geschäftsprozesse abdeckt. Durch diese Vorgehensweise kann die interne IT-Organisation den Migrationsablauf „austesten“ und umfangreiche Erfahrungen über den technischen Ablauf der Migration und die Dauer der Downtime sammeln. Dieses umgestellte SAP S/4HANA System eignet sich dann auch sehr gut als „Show Case“, um dem Fachbereich neue SAP S/4HANA Funktionen vorzustellen.

Im nächsten Schritt geht es darum, die heterogene SAP-Systemlandschaft zu harmonisieren und auf SAP S/4HANA zu bringen. Dies kann z.B. über eine Systemkonsolidierung erfolgen, indem weitere Buchungskreise oder Mandanten im dem bereits auf S/4HANA migrierten „Template“- oder „Mastersystem“ integriert werden. Oder man entschließt sich, das bestehende SAP ERP System zu behalten und über eine Systemkonvertierung auf SAP S/4HANA zu bringen. In beiden Fällen macht es Sinn, vorab eine Prozessanalyse („Fit-/Gap-Analyse“) durchzuführen, um Abweichungen zwischen bestehenden Geschäftsprozessen und den harmonisierten Zielprozessen zu identifizieren.

Im KPI-Analyzer von West Trax besteht die Möglichkeit, neben dem West Trax Prozessmodell noch ein weiteres, unternehmensspezifisches Prozessmodell hochzuladen. Damit kann - auf Basis der tatsächlichen Nutzung der SAP Transaktionen und Reports - ein automatischer Abgleich zwischen dem SAP ERP System und dem unternehmensspezifischen Prozessmodell stattfinden. Abweichungen können somit sehr schnell erkannt und mit dem Fachbereich auf Prozessebene diskutiert werden. Auch die tatsächliche Nutzung der Eigenentwicklungen kann damit abgeglichen werden.

Jetzt gibt es bei vielen Unternehmen die Situation, dass sie nicht über eine eigenes, unternehmensspezifisches Prozessmodell in der erforderlichen Granularität – mehrstufige Prozesshierarchie bis auf die SAP Transaktionsebene - verfügen. Hier besteht jedoch die Möglichkeit, sich mit Hilfe des KPI-Analyzer von West Trax ein unternehmensspezifisches Prozessmodell aus dem bereits auf S/4HANA migrierten „Template-„ oder „Mastersystem“ zu erstellen: mit Hilfe einer automatisierten Nutzungsanalyse auf diesem System sieht man im KPI-Analyzer, welche SAP Transaktionen/Reports und welche Eigenentwicklungen genutzt wurden. Diese Struktur lässt sich dann sehr einfach in EXCEL herunterladen und in ein unternehmensspezifisches Prozessmodell umwandeln. Nach dem Upload in den KPI-Analyzer kann die Analyse der Geschäftsprozesse für das zu migrierende SAP ERP System wie oben beschrieben durchgeführt werden. Wenn das „Template-„ oder „Mastersystem“ nicht alle Prozesse abdecken sollte, kann das Prozessmodell auch in EXCEL weiterentwickelt und aktualisiert werden.

SAP S/4HANA Optimierung nach Systemkonvertierung (Brownfield)

Es gibt auch eine Reihe von Unternehmen, die ihr SAP ERP System bereits erfolgreich auf SAP S/4HANA migriert haben. Um Aufwand und Zeit zu sparen, sind viele Unternehmen nach dem Minimalprinzip vorgegangen und haben sich bei der Migration ausschließlich auf die Aktivitäten konzentriert, die aus technischer Sicht zwingend erforderlich waren. Weitere Bereinigungsmaßnahmen (Housekeeping, Harmonisierung, Standardisierung etc.) und auch die Nutzung von neuen SAP S/4HANA Funktionen wurden erst einmal nicht durchgeführt, sondern in ein Folgeprojekt verlagert. Sie stehen jetzt vor der Herausforderung, dass sie zwar ein SAP S/4HANA System haben, aber nur zum Teil von den Vorteilen und Neuerungen profitieren können.

In diesem Fall empfehlen wir als ersten Schritt die Optimierung des SAP S/4HANA Systems.

Die SAP Optimierung ist die Paradedisziplin des KPI-Analyzer von West Trax und funktioniert natürlich genauso in einem SAP S/4HANA System. Dabei umfasst die Optimierung neben dem klassischen ‚Housekeeping‘ (d.h. Identifizierung von Ballast und Ableitung von Maßnahmen zum Aufräumen des Systems) auch die Ermittlung von Potentialen hinsichtlich der Harmonisierung, Re-Standardisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse im SAP-System. Eine ausführliche Beschreibung dieses Anwendungsfalls finden Sie hier.

Fazit

Wie Sie sehen, gibt es sehr viele Möglichkeiten, das Thema SAP S/4HANA Transformation mit der eigenen Mannschaft wieder aufzunehmen und voranzutreiben. Eine automatisierte SAP-Nutzungsanalyse dient Ihnen in den unterschiedlichen Phasen als Einstieg in die Veränderung. Jedes SAP-System hat seine eigene, individuelle Systemhistorie. Ob eine automatisierte Nutzungsanalyse auch in Ihrem speziellen Fall weiterhelfen kann, lässt sich am besten in einem persönlichen Gespräch klären. Bitte kommen Sie einfach auf mich zu.