Mehrwerte einer automatisierten SAP-Nutzungsanalyse

Warum Sie 2021 Ihren Veränderungsprozess mit einer automatisierten SAP-Nutzungsanalyse starten sollten!

Welche Mehrwerte eine automatisierte SAP-Nutzungsanalyse bietet, zeigt sich, wenn man die Begriffe ‚SAP-Nutzungsanalyse‘ und ‚automatisiert‘ etwas intensiver betrachtet.

Gründe für eine SAP-Nutzungsanalyse

Bei einer ‚SAP-Nutzungsanalyse‘ geht es darum, den aktuellen IST-Zustand eines SAP-Systems zu beleuchten. Viele Veränderungsinitiativen beginnen damit, dass analysiert wird, welche Prozesse und Funktionen auch tatsächlich verwendet werden. So stellt man sicher, dass man sich auf die wesentlichen Themen fokussiert und vermeidet Aufwand in Bereichen, die nur sehr wenig bzw. gar nicht verwendet werden.

Ein Großteil der SAP-Systeme ist schon 10, 15 Jahre (und länger) in Betrieb. Die Komplexität der Prozesse, Strukturen und Einstellungen in einem SAP-System hat über die Jahre auch immer weiter zugenommen, d.h. es hat sich eine umfangreiche Systemhistorie angesammelt, mit der man sich auseinandersetzen muss, wenn man etwas verändern möchte.

In den meisten Unternehmen gibt es auch nicht mehr dieses Team an Experten, das ursprünglich alles aufgebaut und einen kompletten Überblick über die Prozesse und Funktionen hat. Durch natürliche Fluktuation, aber auch durch zahlreiche Outsourcing-Maßnahmen ist viel Wissen und Erfahrung verloren gegangen. Externe SAP-Berater kennen zwar die SAP-Standardfunktionen und -prozesse, aber nicht die unternehmensspezifischen Abweichungen und Eigenheiten.

Traditionelle Vorgehensweise bei einer SAP-Nutzungsanalyse

Um eine Nutzungsanalyse durchzuführen, gibt es eine Reihe von Vorgehensweisen und Werkzeugen, die man traditionell dafür einsetzen kann: Workshops mit den Prozess- und Fachexperten (von Business- und IT-Seite), Einsatz von Fragebögen über die Nutzung der SAP-Funktionen, manuelle Analyse von SAP-Systemen etc.

Wenn man sich z.B. die klassischen Workshops mit den Prozess- und Fachexperten mal näher anschaut, stellt man sehr schnell fest, dass die Planung, Organisation und Durchführung dieser Workshops sehr viel Aufwand verursacht, wertvolle interne Ressourcen bindet und viele Monate dauert.

Schon allein das Aufsetzen dieser Workshops kann sehr zeitintensiv sein: welche Unternehmensbereiche nutzen welche Prozesse und müssen in die Diskussion miteinbezogen werden? Wer in diesen Unternehmensbereichen sind die Hauptnutzer für die jeweiligen Prozesse? Wann ist die beste Zeit, um diese Workshops durchzuführen (außerhalb der Aktivitäten für Jahresabschluss, Inventur, Budgetplanung, Marketing- und Vertriebsinitiativen etc. und unter Berücksichtigung der Ferienzeiten)? Wie lange können wir die Experten aus den Fachbereichen aus ihrem Tagesgeschäft herausnehmen, um diese Workshops durchzuführen? Wie wollen wir bei der IST-Analyse vorgehen und wie sollten die Ergebnisse dokumentiert werden?

Wenn jetzt auch noch verschiedene Länder und Kontinente mit in die Diskussion einbezogen und damit unterschiedliche Zeitzonen, Kulturen und Interessen berücksichtigt werden müssen, kann der Aufwand sehr schnell mehrere Personenmonate umfassen.

Automatisierung durch den Einsatz des KPI-Analyzer von West Trax

Hier kommt der zweite Begriff ‚automatisiert‘ ins Spiel! Mit einer automatisierten SAP-Nutzungsanalyse von West Trax können Sie diese Fragen sehr einfach, sehr schnell und mit wenig Aufwand beantworten. Mit Hilfe eines von West Trax bereitgestellten SAP-Programms extrahieren wir die Daten aus Ihrem SAP-System und stellen Ihnen die Ergebnisse in der KPI-Analyzer App zur Verfügung. Und das alles innerhalb weniger Tage, im Idealfall innerhalb eines Tages.

Auf Basis dieser Fakten können Sie dann zielgerichtet die Workshops mit Ihren Prozessexperten (aus Fachbereich und IT) aufsetzen, die Ergebnisse präsentieren und gemeinsam die Zukunft gestalten (anstatt mit einer manuellen IST-Analyse in der Vergangenheit zu hängen). Mit der Ermittlung von über 20 Kennzahlen und dem Branchenvergleich, bekommen Sie auch einen Eindruck darüber, wie Ihr SAP-System im Vergleich zu Ihrer Branche genutzt wird.