Vorbereitungen SAP S/4HANA Migration

Wenn man sich bei der SAP S/4HANA Migration (System Conversion) nur auf die Änderungen fokussiert, die aus technischer Sicht für das Upgrade zwingend erforderlich sind, verschenkt man wertvolles Optimierungspotential für die weitere Automatisierung, Harmonisierung und Re-Standardisierung bestehender Geschäftsprozesse in SAP.

Durch den Einsatz automatisierter SAP-Nutzungsanalysen lassen sich sowohl die erforderlichen Vorbereitungsaktivitäten bestimmen als auch die möglichen Optimierungspotentiale identifizieren.

Diesen umfassenden Überblick erreicht man sehr schnell und ressourcenschonend mit dem Einsatz der Analysewerkzeuge KPI-Analyzer von West Trax und des SAP Readiness Check 2.0.

Dabei betrachtet der KPI-Analyzer von West Trax die tatsächliche Nutzung der Transaktionen und Reports aus Sicht der Geschäftsprozesse. Es lassen sich auch die erforderlichen Prozessänderungen für die SAP S/4HANA Migration ableiten, aber der KPI-Analyzer ist weit mehr als ein klassisches Werkzeug für die rein technische Vorbereitung der SAP S/4HANA Migration. Er zeigt Optimierungspotentiale auf Basis der Geschäftsprozesse auf und eignet sich damit sehr gut für Abstimmungen mit dem Fachbereich.

    Dabei können Sie u.a. auf folgende Auswertungen zugreifen:

  • Berechnung von Kennzahlen - wie z.B. den ‚Standardisierungsgrad‘ oder den ‚Anteil ungenutzter Eigenentwicklungen‘ - und Einordnung des analysierten SAP-Systems im Vergleich zur Branche. Durch die Interpretation der Kennzahlen kann man sehr schnell grundlegende Aussagen über den Status Quo des SAP-Systems und über die Wahl des SAP S/4HANA Migrationsansatzes (Green- oder Brownfield) treffen und Optimierungspotentiale identifizieren (siehe dazu auch die Blogeinträge aus der Reihe ‚Wichtige Kennzahlen für die Wahl des SAP S/4HANA Migrationsansatzes‘).
  • Zuordnung der tatsächlich genutzten Transaktionen und Reports auf ein 5-stufiges Prozessmodell. Durch Drilldown auf die verschiedenen Prozessebenen (von den Enterprise Prozessen bis hin zur Transaktionseben) und den Einsatz verschiedener Filter- und Sortierfunktionen (wie z.B. nach Buchungskreis oder Nutzungshäufigkeit) lassen sich sehr einfach Automatisierungs- und Harmonisierungsmöglichkeiten identifizieren.
  • Automatisierter Abgleich mit der ‚SAP Simplification List‘ und Auflistung der erforderlichen Prozessanpassungen bzw. -änderungen in der SAP S/4HANA Fit/Gap Tabelle. Für jede dieser Änderungen lässt sich auch sehr einfach ermitteln, welche Buchungskreise bzw. welche SAP-User davon betroffen sind und in das Umstellungsprojekt involviert werden sollten (z.B. für die Erstellung des Änderungskonzepts, für die Unterstützung von Testaktivitäten oder die Durchführung von Schulungsmaßnahmen).
  • Auflistung der Eigenentwicklungen mit Nutzungshäufigkeiten. Diese Tabelle dient als Basis für Re-Standardisierungsaktivitäten. Durch den Abgleich mit der SAP S/4HANA Fit/Gap Tabelle kann noch weiteres Optimierungspotential identifiziert werden.
  • Automatische Analyse des Antwortverhaltens der SAP Standardtransaktionen und der Eigenentwicklungen. Damit können sehr einfach Langläufer ermittelt und zur Optimierung der Systemperformance angepasst werden.

Der SAP Readiness Check kümmert sich hauptsächlich um die technischen Voraussetzungen für eine SAP S/4HANA Migration, gibt aber auch Empfehlungen für Optimierungen. Dabei führt er eine Reihe von Kompatibilitätsprüfungen durch und stellt die Ergebnisse in einem interaktiven Dashboard dar.

    Dabei werden u.a. folgende Punkte analysiert:

  • Automatisierter Abgleich der SAP-Tabelleninhalte und genutzten Transaktionen mit der SAP Simplification List und Auflistung der SAP-Hinweise, die für die Systemkonvertierung aus technischer Sicht berücksichtigt werden sollten. Ein Schwerpunkt liegt dabei auf Datenbanktabellen, die von der S/4HANA-Umstellung betroffen sind. Zusätzlich werden viele dieser Hinweise einer definierten Aktivitätskategorie (z.B. ‚Custom Code Adaptation‘ oder ‚Technical System Configuration‘) zugeordnet und mit der Information versehen, in welcher Phase der Umstellung die Änderungen erfolgen kann und ob sie zwingend erforderlich ist oder optional erfolgen kann.
  • Auflistung von SAP-Hinweisen, die für die Anpassung der kundeneigenen Programme berücksichtigt werden sollten. Fokus dabei sind die Anpassungen, die aus dem vereinfachten Datenmodell bzw. aus den ‚Simplification items‘ resultieren. Eine tiefergehende Analyse sollte über das ABAP Test Cockpit (ATC) in Verbindung mit dem Code Inspector erfolgen. Die Ergebnisse aus dieser Analyse können wiederum in den SAP Readiness Check hochgeladen werden.
  • Kompatibilitätsprüfung für installierte Add-Ons und aktivierte ‚Business Functions‘. Inkompatible Add-Ons führen zum Abbruch der technischen Migration! Bei Add-Ons von Drittanbietern sollte der Anbieter kontaktiert werden, ob diese bereits kompatibel sind bzw. was gemacht werden muss, um kompatibel zu werden. Eventuell ergibt sich auch hier durch die Umstellung auf SAP S/4HANA ein Re-Standardisierungspotential.
  • Kalkulation der erforderlichen SAP HANA Datenbankgröße, inklusive Auflistung der 30 größten SAP-Tabellen (Data Volumen Management). Hierdurch ergibt sich ein großes Potential zur Datenbereinigung bzw. -archivierung. Datenbankplatz ist auch unter SAP HANA wertvoll und eine bereinigte Datenbank verkürzt auch die Downtime für die technische Umstellung.
  • Auflistung empfohlener SAP FIORI-Apps basierend auf der tatsächlichen Nutzung von SAP GUI Transaktionen.

  • Die Kombination beider Analysewerkzeuge gibt einen umfassenden Blick auf die erforderlichen Vorbereitungsaktivitäten und Optimierungsmöglichkeiten. Auf Basis dieser Ergebnisse können Sie selbständig die erforderlichen Vorbereitungsmaßnahmen ableiten und die entsprechenden Arbeitspakte definieren. Für die Bewertung der Arbeitspakte empfiehlt sich die Einbindung eines SAP-Beratungshauses, das bereits Erfahrungen mit SAP S/4HANA Migrationen gesammelt hat. So behalten Sie auch immer den Überblick und die Kontrolle über alle sinnvollen und erforderlichen Vorbereitungsaktivitäten.

    WICHTIG! Auch wenn Sie erst in 2-3 Jahren planen, auf SAP S/4HANA zu migrieren, sollten Sie bereits heute eine automatisierte SAP-Nutzungsanalyse durchführen. So können Sie in Ruhe neben dem laufenden Betrieb die ersten Vorbereitungsaktivitäten angehen und somit den Gesamtaufwand in kleinere Pakete zerteilen und damit auch das Risiko für das technische Umstellungsprojekt deutlich reduzieren.

      Noch einmal zusammengefasst die Mehrwerte, die für den Einsatz automatisierter SAP-Nutzungsanalysen bei der Vorbereitung der SAP System Conversion (Brownfield) sprechen:

    • Die Vorbereitungsanalyse geht weit über die technisch erforderlichen Umstellungsaktivtäten hinaus und zeigt Optimierungspotenziale hinsichtlich Automatisierung, Harmonisierung und Re-Standardisierung.
    • Durch den Einsatz der Analysewerkzeuge KPI-Analyzer von West Trax und SAP Readiness Check werden sowohl die funktionalen als auch die technischen Aspekte der SAP S/4HANA Migration beleuchtet. Dabei eignet sich die Herangehensweise aus Prozesssicht sehr gut für die Einbindung des Fachbereichs in das Umstellungsprojekt.
    • Die Ergebnisse der Analyse basieren nicht auf Annahmen oder Erfahrungen, sondern auf der tatsächlichen Nutzung des SAP Systems. Diese Transparenz vereinfacht spürbar die Kommunikation zwischen dem Fachbereich und der IT. Dabei werden die internen Ressourcen geschont und die Auswertungen stehen innerhalb weniger Tage zur Verfügung.